Touchée de plein fouet par la crise sanitaire pendant près de deux ans, l'industrie événementielle a repris vie en 2022 et les signaux sont également positifs pour 2023. Selon les estimations de l'Emeca (Association européenne des grands centres d'expositions), l'activité devrait revenir à 90 % du niveau de 2019 dans les prochains mois.
Cependant, la pandémie a changé le visage des événements à plusieurs niveaux : nouveaux formats, changements dans les attentes des participants, explosion des outils numériques, prise de conscience croissante de la nécessité de rencontres physiques pour faire des affaires... Pour mieux comprendre les événements de demain, voici une interview croisée avec Antoine Bouchet et Mathieu Viot, respectivement directeur technique et responsable du développement commercial senior chez Captag. Grâce à leurs analyses, voici un panorama des principales tendances à venir dans le secteur événementiel.
Des événements plus "utiles", plus participatifs, plus expérientiels, plus axés sur la RSE... Quelles sont selon vous les principales tendances qui émergeront/se renforceront dans les événements professionnels en 2023 ?
Antoine Bouchet
Dès le départ, nos clients ont toujours cherché une chose dans l'organisation de leurs événements : l'unicité. Ils ne veulent pas que leurs événements ressemblent à un autre, ou à un précédent. Avec la crise sanitaire, nous avons tous dû nous adapter à la fin des rencontres physiques. En l'espace de quelques mois, tout un secteur a dû développer un écosystème numérique viable afin que certains événements puissent encore avoir lieu.
La pandémie a permis aux événements numériques de mûrir, tandis que la reprise de l'année dernière a entraîné une croissance des événements hybrides. C'est une bonne chose, car l'industrie événementielle a besoin d'avoir le choix dans la typologie de ses événements. Cependant, une chose est unanime lorsque nous avons parlé aux agences, aux annonceurs et à tous les professionnels du secteur, tout le monde a regretté la rencontre physique. Les événements sont synonymes de joie, de rires et d'émerveillement, de rencontres et d'étreintes. Pour 2023, le face-à-face fera un grand retour, notamment pour les événements locaux.
Mathieu Viot
Bien qu'elle soit déjà présente avant la crise sanitaire, la dimension durable va également prendre de plus en plus d'importance dans l'industrie événementielle. Pour cela, cela doit se faire à deux niveaux. Le premier est l'approvisionnement. Pour organiser un événement responsable, il faut savoir
s'entourer de partenaires partageant cette vision et cette volonté.
Le deuxième est le calcul. Ne pas aborder l'impact carbone de votre événement peut même entraîner des sanctions institutionnelles (État, collectivités locales et régionales, etc.), mais aussi le désapprobation des utilisateurs finaux : participants et entreprises. En plus de la certification ISO 20121, le gouvernement réfléchit actuellement à la manière de mieux réguler notre secteur. L'idée est d'atteindre une gestion événementielle durable, grâce au calcul, tout en minimisant l'impact écologique de chaque couche de l'événement.
Suite à la crise sanitaire, de nombreux professionnels de l'industrie événementielle estiment qu'il ne faut plus penser de manière binaire. D'un côté, les événements physiques sont idéaux et d'un autre côté, les événements en ligne sont un substitut adéquat.
Quel est votre avis sur le sujet ?
Qu'est-ce qu'un événement hybride réussi selon vous ?
Antoine Bouchet
Un événement hybride doit créer un lien entre les personnes présentes sur place et les personnes en ligne. Les premières doivent pouvoir se déplacer facilement dans l'espace et en profiter. L'aménagement doit être particulièrement bien pensé afin de fournir des lieux de rencontre et d'échange, mais aussi de repos.
De leur côté, les personnes en ligne ne doivent pas se sentir abandonnées et avoir une expérience passive. Dès la première minute en ligne, elles doivent être accompagnées et se voir proposer des outils pour interagir avec les personnes présentes sur place. Ces multiples "appels à l'action" permettent aux participants à distance de participer de manière concrète à la réunion, que ce soit en posant des questions en direct ou en ayant la possibilité de donner leur avis sur ce qui se passe sur place.
Dans les deux cas, il est nécessaire de vraiment plonger tous les participants dans un univers qui leur est propre grâce à une réelle personnalisation de l'expérience.
Mathieu Viot
Pour qu'un événement hybride soit réussi, il est nécessaire de créer des parcours différents pour les personnes sur place et les personnes connectées, tout en veillant à ce que ces parcours se rejoignent à certains points. Pour cela, les organisateurs doivent rassembler le plus d'informations possible par le biais de formulaires d'inscription ou de campagnes par e-mail.
Quels sont vos intérêts ? Quelles langues parlez-vous pour échanger ? Quels invités sont présents sur place et vous motivent à participer ? Grâce à ces données, les organisateurs pourront créer des itinéraires spécifiques pour chaque participant afin que chacun puisse vivre l'événement de manière unique.
Finalement, l'industrie événementielle, tout comme le marketing numérique et les médias sociaux, se trouve-t-elle à l'ère de l'hyper-personnalisation ?
Mathieu Viot
Tout à fait, en utilisant les données, à l'avance ou en temps réel, des participants, il est possible d'offrir des expériences qui répondent à leurs attentes et besoins. En établissant des liens profonds avec les personnes présentes sur place, les organisateurs augmenteront la satisfaction, le rappel et la fidélité, et les participants deviendront progressivement de véritables influenceurs de votre événement.
Cette hyper-personnalisation doit également être esthétique. Sur place, vous devez concevoir votre signalétique numérique avec des kiosques de gamification et fournir aux participants une plateforme web et une application qui ne ressemblent à aucune autre. Chaque participant doit pouvoir dire que c'est son événement, qu'il a été réfléchi et conçu de manière unique.
Comment vous est venue l'idée de Badgee ?
Antoine Bouchet
Pour la petite histoire, l'idée de Badgee nous est venue grâce... à un speed dating. En 2014, l'un de nos clients nous a demandé de digitaliser le concept du speed dating et nous avons eu l'idée de créer de petits médaillons en forme de demi-lune. Lors des speed datings, lorsque deux participants voulaient échanger leurs coordonnées, il leur suffisait d'unir les médaillons pour partager leurs numéros de téléphone et réseaux sociaux respectifs. Peu à peu, nous avons réalisé que cette manière fluide et interactive d'échanger des informations pouvait être transférée dans le monde des événements.
L'objectif de Badgee est de faciliter l'expérience événementielle sans interrompre une conversation, par exemple. Avec ses quatre boutons et son interface ergonomique et évolutive, Badgee a été conçu pour être facile à utiliser afin que chaque participant puisse se concentrer sur l'essentiel : le contact humain.
Mathieu Viot
Sondage en direct, échanges de cartes de visite, accès facile aux conférences... Badgee utilise la technologie numérique pour placer le lien humain au centre de chaque événement. La technologie ne sera jamais une fin en soi. La communication, le soutien et le lien humain sont les choses les plus importantes lors d'un événement. D'ailleurs, nous aimons souvent dire que nous ne sommes pas une entreprise technologique qui fait des événements, mais plutôt une entreprise événementielle qui fait de la technologie.
Avec Badgee, les organisateurs entrent dans un cercle vertueux car ils peuvent collecter plus facilement des données sur les participants. Badgee se connecte à notre environnement back-office complet, ce qui nous permet de collecter, trier et analyser de nombreuses KPI (Key Performance Indicators). Ces données qualifiées sont une véritable mine d'or pour les organisateurs. Utilisées correctement, ces données devraient vous permettre de pousser encore plus loin l'hyper-personnalisation du prochain événement, mais aussi votre communication post-événement.
