Pour dire que le secteur des événements a été durement touché par la crise sanitaire est un euphémisme. En 2019, selon l'Union française des métiers de l'événement (Unimev), près de 4 000 salons, expositions et conférences, ainsi que 380 000 événements d'entreprise ou institutionnels, ont eu lieu en France. Ensemble, ces événements ont généré 39,4 milliards d'euros de retombées économiques et ont permis aux exposants de réaliser des flux commerciaux de 34,5 milliards d'euros. Pour l'année 2020 seule, la perte de revenus était estimée à environ 17 milliards d'euros.
Cependant, il n'est pas question ici de jouer les oiseaux de mauvais augure. Après près de deux ans passés sous le radar et parfois à l'arrêt, le monde des événements a progressivement retrouvé son dynamisme en 2022 et les professionnels du secteur sont optimistes pour les années à venir. Essayons d'utiliser ces faits pour élargir le champ de notre réflexion. Derrière chaque crise se cachent souvent des opportunités. Ne pourrait-on pas considérer cette pandémie de santé, avec le recul, comme salutaire à long terme pour le secteur des événements ?
En un sens, elle a de facto obligé tout un secteur à se réinventer. En effet, les événements hybrides sont désormais incontournables, tandis que les participants, tout comme les organisateurs d'événements, sont à la recherche d'une véritable quête de sens dans leurs expériences sur place.
L'événement hybride, un événement flexible et omnicanal
Selon une étude réalisée sur LinkedIn en mai 2021, 68 % des organisateurs d'événements souhaitent désormais intégrer les événements hybrides comme composante majeure de leurs stratégies d'événements à long terme. C'est un fait, l'événement hybride, qui était initialement considéré comme une mesure provisoire en raison de la crise sanitaire, est désormais un levier essentiel pour acquérir et sensibiliser.
Dans un événement hybride, il faut comprendre que la partie numérique enrichit la partie en personne, plutôt que de la remplacer. Le premier avantage est évident, il étend la portée de l'événement à un public plus large, même au niveau international. En fait, ce type d'événement vous permet de proposer une expérience en vision mondiale, en la libérant des contraintes d'espace et de nombre.
De plus, pour les organisateurs, l'événement hybride est une aubaine car il permet d'être plus ambitieux avec la liste des invités. Désormais, grâce à la technologie numérique, il est possible d'inviter des orateurs prestigieux qui n'auraient pas eu l'opportunité ou le temps de venir physiquement à l'événement. Pour les participants, l'événement hybride réduit les points de friction. Chacun peut participer selon ses souhaits et ses contraintes de temps ou de déplacement. Enfin, l'événement hybride a une durée plus longue. Même ceux qui n'ont pas pu assister à l'événement ou y participer à distance pourront quand même profiter d'une partie de l'expérience grâce aux différentes rediffusions. Il suffit de regarder les chiffres de visionnage de certaines conférences TED sur YouTube pour constater qu'un événement réussi est un événement qui perdure dans le temps.
Lorsque vous additionnez tous ces éléments, il est facile de voir que le format hybride permet de réduire les dépenses en séparant un public en deux parties. Cela évite de multiplier le même événement en plusieurs événements dans plusieurs endroits. Cette réduction des voyages d'affaires est également un moyen de limiter l'impact environnemental de votre événement. Prendre en compte cette dimension RSE est important pour le secteur des événements, car les entreprises, les orateurs et les participants sont, et seront encore plus dans les années à venir, sensibles à cette conscience écologique.
La nécessité d'interagir avec vos participants
Pour que votre événement hybride soit un succès, vous devez faire en sorte que tous les participants se sentent impliqués dans votre événement. En d'autres termes, un public ne doit pas être plus important que l'autre.
Très souvent, la digitalisation d'un événement se résume à sa diffusion en direct. Un événement hybride ne consiste pas simplement à pouvoir suivre des sessions plénières, des ateliers ou des conférences à distance de manière passive. La plupart des interactions proposées sous forme physique doivent être disponibles virtuellement. Dès qu'un participant ouvre son ordinateur pour participer à un événement hybride, vous devez être prêt et lui donner envie de rester connecté aussi longtemps que possible.
Pour capturer une audience à distance, vous devez leur offrir un site web et/ou une application dédiés, réactifs et ergonomiques. Dès le départ, l'expérience doit être personnalisée, par exemple avec une courte vidéo d'introduction, et le site doit rapidement exposer aux participants les informations principales et les interactions auxquelles ils pourraient participer.
La possibilité d'interagir via des messages directs, de participer à des compétitions en direct ou à des quiz, des fonctionnalités virtuelles telles que "lever la main" pour poser une question ou "monter sur scène" pour prendre la parole à distance, des émoticônes pour réagir aux discours, des photomatons virtuels...
La large gamme d'outils interactifs que vous mettez en place pour rendre votre événement dynamique peut facilement être proposée virtuellement. Si l'interactivité est la meilleure réaction pour impliquer votre public en personne, c'est également le cas à distance.
L'événement hybride n'est pas une fin en soi
En plus de ces aspects logistiques technologiques, l'événement hybride nécessite également une approche particulière dans sa préparation et sa planification stratégique. Tout d'abord, nous vous conseillons d'adapter le programme en fonction du public. En effet, il peut être nécessaire de prévoir des activités spécifiques ou des pauses en fonction du type de participants.
Pour mieux anticiper ces moments, il est essentiel de briefeur tous vos participants avant l'événement, en leur donnant les différents outils interactifs dont ils disposeront. De cette manière, ils pourront mieux préparer leurs discours afin de les adapter à ce public hybride. Chaque maître de cérémonie aura alors toutes les clés pour optimiser l'engagement et créer des synergies entre les différents types de participants.
Enfin, ne considérez pas l'événement hybride comme une obligation, et encore moins comme une tendance à suivre. Dans l'événement, chaque rencontre est planifiée en fonction des objectifs que vous recherchez (message, sensibilisation, apprentissage, réseautage, etc.) et de vos contraintes (budgets, partenaires, temps de préparation, etc.). Selon ces axes et ordonnées, vous pourrez alors vous tourner vers le format le plus adapté (physique, virtuel, hybride).
