Comment impliquer
les participants avant,
pendant et après un événement ?

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Quel que soit le type ou le format d'un événement, son organisation est toujours un exercice périlleux. Vous pouvez avoir un budget important, les meilleurs orateurs, ou le lieu idéal, si la communication n'est pas au top, il sera difficile de rendre ce moment unique et inoubliable pour vos visiteurs. Il est important de se rappeler qu'ils sont les points de repère de votre succès.


Bien sûr, les considérations logistiques, techniques et technologiques sont primordiales, mais elles ne doivent être évaluées et développées qu'à travers un regard humain. Comment créer des rencontres, des échanges, susciter des émotions et des souvenirs ? Grâce à tout un programme qui doit être soigneusement préparé avant, pendant et après votre événement.


Avant l'événement : cadrer et susciter l'intérêt

Avant de susciter l'intérêt de votre public, vous devez d'abord bien le connaître. Pour ce faire, il est important de se rappeler que votre public n'est pas un bloc monolithique, mais une combinaison de différents publics cibles. Certains participants seront enthousiasmés par l'idée d'acquérir de nouvelles compétences, d'autres par celle de nouer de nouveaux contacts, d'autres encore seront intéressés par la prise de conscience d'un problème, et parfois, un public cible sera enthousiasmé par les trois à la fois.


En définissant à l'avance vos différents objectifs, vous serez en mesure de mettre en place une communication ciblée avant l'événement. Pendant cette phase d'accroche, vous devez partager avec votre public un contenu de qualité sur les moments clés. Par exemple, nous vous conseillons de créer de courtes vidéos des coulisses et de l'événement lui-même. Il peut être tout aussi utile de partager des capsules d'interviews des futurs intervenants, ou encore des vidéos de présentations de marques sur place. Soigneusement distillé, ce contenu vous permettra d'attirer l'attention de votre public cible. Organiser un événement, c'est comme préparer la sortie d'un film. Il faut savoir quoi dire pour donner envie d'en savoir plus, de venir à l'événement.

Pendant l'événement : amusement, interaction et personnalisation

 

L'engagement des participants est l'un des critères les plus importants de la réussite d'un événement. Pour les impliquer le jour J, nous vous recommandons de garder à l'esprit ce triptyque : amusement, interaction et personnalisation. Pour que votre événement soit amusant, il doit se dérouler le mieux possible dès le premier instant. Attendre trop longtemps pour entrer, ne pas avoir les bonnes accréditations, ne pas trouver le bon stand ou le bon lieu de conférence, ne pas trouver le Wifi rapidement ?


Toutes ces expériences sont frustrantes pour vos visiteurs. Pour les éviter, de nombreuses solutions numériques existent : Bracelets NFC, impression automatique de badges, vestiaire connecté pour déposer rapidement et facilement ses affaires, accès à un plan 3D interactif du lieu... Pour qu'un participant s'amuse, il doit avoir un sentiment de liberté totale dans le lieu de l'événement.

 

Deuxième point important, l'interaction pendant l'événement. Nous sommes à l'ère du zapping, et les réseaux sociaux sont là pour le prouver. Par conséquent, pour stimuler constamment votre public et le garder captivé, vous devez rythmer et animer votre événement à l'aide de différents outils. Il peut être utile d'organiser des jeux ou des quiz compétitifs ou de mettre en place des panneaux d'affichage dynamiques pour diffuser un spectacle dans l'ensemble de la salle.


D'autres écrans peuvent montrer les réactions en direct des médias sociaux en utilisant des hashtags spécifiques. De même, n'hésitez pas à utiliser des animations innovantes qui requièrent la participation de vos visiteurs. Pourquoi ne pas aller plus loin et leur donner la possibilité d'influencer l'événement par le biais de sondages en direct ? L'interaction passe également par des animations collaboratives pouvant aller jusqu'à la co-création.


Enfin, personnalisez votre communication sur place dès que vous le pouvez. Il peut s'agir d'un SMS de bienvenue ou d'au revoir, de notifications pour indiquer les stands, les ateliers, les showrooms, les horaires des conférences qui peuvent intéresser votre visiteur... Vous pouvez également inclure un photobooth, d'une part les participants repartent avec un souvenir, et d'autre part vous pouvez les afficher sur les écrans pour humaniser le lieu. L'ajout de ces petites touches personnalisées crée un lien émotionnel fort avec votre public cible.

Après l'événement, raviver la mémoire et faire le point

 

Pour prolonger la durée de votre événement, vous devez également envisager de communiquer à la fin de l'événement. Cette communication a plusieurs objectifs. Le premier est avant tout émotionnel. En partageant des albums photos, des vidéos et des articles de bilan avec vos visiteurs et sur vos médias sociaux, vous pouvez ainsi les fidéliser et les utiliser comme relais de communication. Un participant satisfait devient un véritable ambassadeur de votre événement.


Le second objectif d'une communication post-événement est de permettre d'avoir un retour précis sur celui-ci. Par exemple, en envoyant un questionnaire d'évaluation par courrier électronique, il serait possible d'obtenir des expériences réelles. En en apprenant plus sur le participant, vous pouvez identifier ses intérêts et ses attentes pour d'autres événements.

 

En plus de ce retour qualitatif, les solutions numériques que vous avez mises en place vous permettront de mesurer précisément l'efficacité de votre événement. Différence entre les inscriptions et les participants effectifs, parcours des visiteurs, nombre de cartes de visite échangées, nombre de participants aux jeux et événements, temps moyen sur le site, heures de pointe, taux d'absentéisme, nombre d'interactions sur les médias sociaux...


La digitalisation de votre événement vous donne accès à de nombreuses données et statistiques qui peuvent s'avérer très utiles. À partir de ces données, il est possible d'analyser ce qui a bien fonctionné et ce qui doit être amélioré. Ce rapport sera une véritable mine d'or en interne pour optimiser vos prochains événements, mais aussi pour votre communication. En effet, en identifiant les chiffres, vous pourrez établir des données visuelles et des grandes tendances. Un contenu hautement stratégique pour vos réseaux sociaux et pour vos RP. 


Vous l'aurez compris, la temporalité d'un événement est longue. Que ce soit avant, pendant ou après, votre communication doit pouvoir s'appuyer sur des outils digitaux événementiels souples et transversaux. Depuis 2011, Captag conçoit et développe des solutions technologiques événementielles pour les agences, les marques et les institutions. En un peu plus de 10 ans, nous avons accompagné plus de 3 000 événements physiques, 100% virtuels et hybrides. Pour plus d'informations, contactez-nous, cliquez ici

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